Organiser un concert sans stress

Planifier un concert, c’est jongler entre l’équipe, les infos techniques, la communication et les imprévus.
Ce guide te donne une méthode claire pour préparer ta date sereinement — et t’explique comment éviter la dispersion d’informations qui complique la vie de 90% des groupes.

Dans la vraie vie, beaucoup de choses se perdent dans les discussions WhatsApp, les notes perso ou les fichiers introuvables.
L’objectif ici : tout simplifier.

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🗓️ 1. Avant la date : préparer proprement

Définir un rétroplanning minimal mais efficace

Liste les étapes clés :

• Annonce du concert
• Publication des premiers visuels
• Répétitions axées setlist
• Validation technique (matériel, backline, horaires)
• Organisation transport / chargement

Indique qui fait quoi (communication, visuels, technique, logistique).
Ce simple point évite déjà la moitié des “Ah mais je croyais que c’était toi qui t’en chargeais”.

💡 Sur BandCopilot — Dès que tu ajoutes un concert, une fiche événement est générée : dates, horaires, lieu, infos essentielles.
Toute l’équipe voit la même chose, même si tu ne leur as rien envoyé.

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Centraliser les infos sensibles

Voici la liste des infos critiques à avoir au même endroit :

• Adresse exacte
• Contact programmateur
• Horaire d’arrivée / balance / set
• Contraintes (volume, parking, accès)
• Matériel sur place vs matériel du groupe
• Paiement / contrat
• Plan de scène éventuel

💬 Sans outil dédié, on finit souvent avec :

• 4 versions de l’horaire dans WhatsApp
• Une adresse envoyée trop tard
• Un membre qui n’a “pas vu passer” la dernière info
• Une setlist introuvable

💡 Sur BandCopilot — La fiche concert regroupe ces infos automatiquement.
Tu n’as même pas besoin de rédiger un doc : l’adresse, la géolocalisation, les horaires, le contact et la setlist se centralisent d’eux-mêmes.

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🎤 2. La semaine du concert : aligner tout le monde

Finaliser la setlist

Points à vérifier :

• Durée totale respectée
• Transitions pensées
• Deux titres optionnels à ajouter ou retirer selon le temps réel

💡 Sur BandCopilot — Ta setlist est affichée automatiquement sur la page du concert.
Tu modifies l’ordre ? Tout le monde le voit, sans message à envoyer.

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Assurer la communication

• Publication J-3
• Rappel le jour J
• Visuel propre
• Texte clair (lieu, heure, entrée libre/paiement, lien presskit)

💡 Astuce — Ajoute ton presskit dans la publication : un programmateur qui passe peut trouver toutes tes infos en un clic.

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Vérifier transports et matériel

• Qui conduit ?
• Où charger le matériel ?
• Qui apporte quoi ?
• Adaptateurs, câbles de secours, multiprises

💡 Sur BandCopilot — La fiche concert sert de fiche logistique partagée.
Tu évites les “quelqu’un a un jack ?” de dernière minute.

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🚚 3. Le jour J : réduire les imprévus

Arriver avec une fiche unique et complète

Elle doit contenir :

• Adresse cliquable
• Contact direct du lieu
• Horaires précis (arrivée, ouverture, balances, set)
• Plan de scène
• Matériel du groupe
• Particularités du lieu

💡 Sur BandCopilot — La fiche du concert est ce document.
Elle s’ouvre en un clic depuis le téléphone.

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Communiquer au bon moment

Un simple message suffit pour aligner tout le monde :

• “On part à 17h”
• “On arrive vers 18h30”
• “Balance à 19h”

💡 Avec BandCopilot, même si quelqu’un rate le message, il retrouve immédiatement l’info dans l’app.

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Gérer le matériel intelligemment

• Distribuer les rôles
• Prévoir un kit de survie (gaffer, piles, multiprises)
• Prendre une photo de l’installation (utile pour les prochaines dates)

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📝 4. Après le concert : capitaliser

Débrief rapide

Dans les 24 h :

• Ce qui a bien fonctionné
• Ce qui peut être amélioré
• Idées pour le prochain set

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Remercier le programmateur

Un message simple :

“Merci pour l’accueil ! Voici notre presskit si tu veux nous recontacter.”

💡 BandCopilot — Tu peux partager la page du concert directement.

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Archiver la date

• Photos / vidéos
• Setlist jouée
• Notes techniques
• Impression générale du lieu

💡 Sur BandCopilot — Toutes tes dates sont archivées automatiquement.
Tu construis l’historique professionnel de ton groupe sans effort.

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🚀 Conclusion

Un concert réussi, c’est de la clarté, de la préparation, et une organisation centralisée.
Avec les bons réflexes — et un outil pensé pour ça — tu élimines la majorité du stress.

Et tu peux te concentrer sur ce qui compte vraiment : le plaisir de jouer.